How I 'Deal' with My Routines & To-Do Lists?

Hi, again!

Hari ini aku mau cerita gimana aku membangun rutinitas dan listing tugas harianku.

Di jurnalku sebelumnya, aku sempat cerita kalau aku memilih untuk istirahat total awal tahun ini, tapi mungkin aku belum mentioned kalau salah satu alasannya karena tahun lalu aku merasa sedang di 'puncak emosiku'. Aku dipenuhi rasa marah dan sangat sensitif juga emosional, benar-benar gak stabil dari segi emosi. Dan sejujurnya, pilihanku untuk istirahat total ini cukup berdampak ke emosiku, rasa marah dan ketidakstabilan emosiku itu perlahan mereda, beberapa bulan setelahnya aku gak lagi berada di 'puncak amarahku'. Tapi.., aku masih struggling dan menolak untuk bertemu orang lain, aku lebih suka menyendiri di kamar.

Mungkin hal seperti rutinitas dan to-do list bagi sebagian orang bukan big deal, tapi buat aku yang selalu memusingkan berbagai dari mulai hal kecil, ini tentu persoalan besar. Aku yang tahun lalu, akan stres begitu melihat bahwa ada rutinitas harian yang ter-skip, aku memasang ekspektasi tinggi pada diriku sendiri, aku harus mencapai tujuan dan kebiasaan yang sebetulnya terlalu muluk dan memaksakan juga terburu-buru. Wajarnya orang lain memulai secara perlahan, seperti misalnya kebiasaan, orang lain umumnya memulai dari satu kebiasaan baru dahulu, tapi aku? ya, harus sempurna, aku merancang kebiasaan harian dan tujuan yang sangat sempurna untuk orang yang masih berantakan dan sulit tidur di malam hari. Sangat tidak masuk akal, aku bukan hanya memaksakan diri untuk punya tiga atau lima kebiasaan baru, tapi bisa puluhan! Mana bisa kan?! Tentunya hariku either hanya disibukkan dengan mengerjakan rutinitas harian muluk itu atau hanya mengerjakan satu atau dua tasks saja. Waktu 24 jam terasa sangat sebentar, karena kebiasaan pagiku saja sudah memakan setengah hari, haha benar-benar gila.

Nah, sekarang, setelah memulai rutin pergi ke psikiater, efek pengobatan ini sejujurnya cukup berpengaruh di aku. Aku yang tadinya dipenuhi amarah, sensitif, stres, khawatiran, dihantui rasa bersalah, juga cemas untuk bertemu orang lain, sekarang jadi jauh lebih tenang. Kalau di tahun lalu ketika jadwal atau rutinitasku keganggu, aku akan langsung kesal dan bisa marah, aku sudah sangat stres hanya dengan menghadapi rutinitas dan task harianku sendiri, karena semua kuanggap 'keharusan' dan sama pentingnya. Tapi sekarang? Aku jadi lebih santai dan bisa fleksibel. Aku bisa merespon dengan, "yaudah, tinggal digeser aja jadwalnya, entah ke jam atau hari berikutnya." Aku gak lagi marah dan pusing dengan hal ini. Aku belajar untuk bisa menerima bahwa gak semuanya harus berjalan sesuai rencanaku, ada kalanya aku harus lebih longgar dan fleksibel dalam menghadapi segala sesuatunya. Aku belajar untuk lebih toleran pada diri sendiri dan menerapkan sikap 'bodo amat' untuk rutinitas yang terlewatkan, aku juga lebih bisa memprioritaskan hal yang penting terlebih dahulu. Let's say Alhamdulillah! haha.

Oh ya, selain dari bantuan medis, aku ini tipe orang yang suka banget baca buku-buku self-improvement. (psst! Novel tentu aku juga suka yah! haha, tapi karena baru mulai baca novel lagi, aku ketinggalan info seputar penulis novel dan karya bagusnya, jadi tolong beri aku rekomendasi ya! *bisa-bisanya di tengah tulisan aku menulis ini haha)

Menyambung kembali soal kesukaanku membaca buku self-improvement, jadi aku suka adapt cara atau hal baru yang kudapat dari buku-buku itu. Aku mulai aktif baca buku-buku ini lagi sejak tahun lalu aku dalam masa terpuruk, dan semakin rutin selama masa pemulihan ini. Aku coba apply metode-metode dan yang sekiranya paling masuk dan cocok dengan kondisi serta persoalanku. Beberapa metode produktivitas yang kucoba dan ambil dari beberapa buku yang udah kubaca di antaranya itu:

• Aturan 6 Tugas (6-Task Rule): Menentukan maksimal 6 pekerjaan saja dalam sehari (ini khusus kerjaan aja ya, di luar rutinitas harian).
• Aturan 3 Tugas & 90 Menit (3-Task Rule): Memilih 3 tugas utama, dan masing-masing dikerjakan maksimal 90 menit saja. Gak boleh lebih dari itu biar otak gak drained.
• Prinsip 1 Menit (Kaizen) & Hitung Mundur 5-4-3-2-1 (Mel Robbins): Ini senjata paling ampuh kalau penyakit malas dan menunda-nunda lagi kumat. Aku pakai aturan hitung mundur, lalu maksain diri untuk kerjain tugas itu selama 1 menit dulu. Biasanya kalau udah lewat 1 menit, tanganku bakal keterusan gambar atau kerja sendiri, dan akhirnya asik sendiri ngerjainnya juga lupa dengan alasan-alasan yang dibuat untuk menunda (kayak bingung harus apa dulu, kayaknya bahannya kurang, dll).

Semua metode ini pelan-pelan membantu aku buat bangun rutinitas yang lebih sehat, meskipun jujur sampai saat ini susunannya belum bisa dibilang rapi atau sempurna. Tapi gak apa-apa, kan judulnya juga masih belajar 'berdamai' (dealing with it).

Soal gimana aku 'dealing' sama rutinitasku sendiri, aku bangun ulang rutinitas yang lebih masuk di aku dan gak terlalu muluk, aku coba turunin ekspektasiku yang tadinya ngelakuin satu hal aja makan waktu lama, aku kurangin, dan aku coba buat lebih efisien, jadi misal instead of aku baca buku satu jam awalnya dan cuma baca aja, terus abis buku itu habis kubaca aku tumpuk gitu aja, dan jadi tugas tambahan buat aku nyatet semua poin-poin yang kuanggap penting di lain waktu (yang gak kesampean juga pada akhirnya haha). Sekarang aku rubah sedikit, selain baca, dalam waktu baca itu juga aku pakai untuk catet langsung poin-poinnya di buku jurnal. Jadi aku gak perlu numpuk dan nambah kerjaan lagi nantinya.

Terus soal to-do list ku. Aku awalnya coba pakai metode 6-Task Rule, tapi aku malah masukin semua tugas berat yang butuh banyak waktu buat ngerjainnya, haha. Padahal harusnya gak semuanya tugas berat ya! Terus selanjutnya aku coba metode kedua, yang 3-Task Rule, berhubung aku masih maksa bisa nyelesain beberapa tugas berat dalam sehari, tapiii, masalah lain muncul! Ini bukan salah metode-metode yang udah kusebut tadi ya, cuma aku yang suka lupa waktu kalau udah asik ngerjain sesuatu! Dan aku yang belum paham ritme dan waktu kerjaku sendiri. Aku terlalu muluk dan gak bisa ngukur dengan pasti berapa lama yang kubutuhin buat ngerjain satu tugas, karena sebetulnya satu tugas atau proyek itu kan harusnya kupecah lagi jadi beberapa tugas, termasuk tugas ringan dan tugas berat. Lah aku, yang milih warna dan font aja berjam-jam, belum scrolling liat referensi! haha, benar-benar aku ini gak sadar diri sendiri.

Yup, dalam ngerjain proyek aku juga perfeksionis. Sedikit aja ya cerita hal ini. Untuk ngatasin ini, aku diminta temenku buat kerjain seperlunya, gak usah ngide macem-macem, kerjain sesuai instruksi, secukupnya, soal revisi itu masalah nanti, jangan apa-apa terlalu dipikirin, yang penting sesuai brief dulu. Terus soal milih font aku coba buat pakai yang familiar dan common dulu (as long as bukan ngerjain logo ya haha), karena biasanya, aku bakal balik ke font itu-itu lagi, jadi aku gak lagi nyoba nyari-nyari yang baru. Dan untuk warna, aku sendiri diminta temenku untuk buat batesan, semacam challenge juga, buat batesin warna tertentu, karena katanya, semakin sedikit pilihan yang kamu punya, semakin kreatif nantinya kamu. You can try it too! In case kamu punya problem yang sama denganku.

Dan karena masalah kesulitan mengukur waktu kerja tadi, aku berusaha cari solusinya. Pas banget aku lagi suka ulik-ulik GSheet buat berbagai tracker untuk keperluanku sendiri, kayak keuangan dan lain-lain. Aku suddenly dapet ide buat bikin 'Time Tracker' (pelacak waktu) versiku sendiri. Gunanya untuk menjawab permasalahanku tadi, yaitu buat mencatat sebenernya berapa lama sih waktu yang aku butuhin untuk nyelesain suatu proyek (kalau aku di kerja di beberapa ranah kayak ilustrasi, desain, pendidikan, dan baking). Pelacakan waktu kerja proyek ini tujuannya juga agar ekspektasi diri lebih realistis dan terbebas dari keluhanku sendiri haha.

Tujuan utamanya sih buat aku pribadi awalnya, biar kedepannya aku tahu kapasitas diriku dan gak gampang kesel dengan keluhanku sendiri kayak, "Kenapa ini kerjaan gak selesai-selesai ya?", atau "harusnya ini udah selesai, udah berapa lama sih aku ngerjain ini?", atau "kok udah malem aja? aku masih ngerjain satu kerjaan doang lagi!", karena ekspektasiku yang gak realistis. Tapi aku akhirnya kepikiran, kayaknya aku nanti bisa share juga buat orang lain. Aku bukan orang yang beda sendiri, dan pasti ada orang yang ngalamin kesulitan yang sama denganku, jadi siapa tau nantinya aku bisa bantu sesama artist atau orang lain yang sering stres ngatur waktu kayak aku kan? Sekarang selagi aku nyoba apply aktifin dan dapetin code VGen-ku, aku berniat buat ngerapiin tracker ini dan menjualnya dengan harga murah di sana.

Mungkin segini dulu ceritaku tentang caraku berdamai dengan rutinitas dan task harianku. Kalau kamu punya metode khusus gak buat bangun rutinitas dan to-do list harianmu? Boleh ceritain di kolom komentar ya, aku akan senang dapat insight baru!

Good day everyone, and let's keep finding our spark! 💖 — Haya

🇬🇧 English version

Hi, again!

Today, I want to share a story about how I build my daily routines and manage my to-do lists.

In my previous journal entry, I mentioned choosing to take a total break from everything early this year. But I might have skipped a huge detail: one of the biggest reasons was because last year, I felt like I was at the absolute "peak of my emotions." I was constantly filled with anger, hyper-sensitive, emotional, and mentally unstable. To be honest, choosing to hibernate completely did wonders for my mind. The overwhelming anger and emotional instability slowly cooled down, and a few months later, I was finally out of that "angry phase." But... I was still struggling. I completely refused to see anyone and preferred isolating myself in my room.

Things like building a routine or writing a to-do list might not seem like a big deal to most people. But for someone like me, who overthinks literally everything down to the smallest detail, it’s a massive obstacle. The "last year" version of me would spiral into heavy stress the second a single daily routine got skipped. I used to set sky-high expectations for myself, forcing rushed habits and goals that were way too ambitious. Normally, people build habits slowly—one small step at a time. But me? No, it had to be flawless. I was designing a "perfect" daily routine for someone who was a complete mess and could barely sleep at night. It made zero sense. I wasn't just forcing myself to adopt three or five new habits, but dozens at once! Like, who can even do that?! Naturally, my days were either entirely consumed by trying to fulfill those unrealistic routines, or I’d end up finishing only one or two tasks. 24 hours felt way too short because my morning routine alone easily took up half the day, haha. It was pure madness.

But now, after routinely seeing a psychiatrist, the medication has honestly made a noticeable difference. The old me who was fueled by anger, sensitivity, stress, constant worry, guilt, and social anxiety has become much, much calmer. Last year, if my schedule or routine got disrupted, I’d lose my temper and get incredibly upset. I was already stressed out just facing my own to-do lists because I viewed every single thing as a "must-do" and equally important. But now? I’m way more laid-back and flexible. Now I can just respond with, "Oh well, let's just shift the schedule to the next hour or tomorrow." I don't get angry or dizzy over it anymore. I’m learning to accept that not everything has to go according to my master plan. Sometimes, I just need to loosen up and go with the flow. I’m learning to be kinder to myself, practicing the art of "bodo amat" (letting go) for skipped routines, and focusing on what actually matters first. Let's say, Alhamdulillah! Haha.

Oh, by the way, aside from medical help, I am also a huge fan of self-improvement books. (Psst! I love novels too, okay! Haha. But since I’ve only recently gotten back into reading fiction, I’m totally out of the loop with current authors and good books. So please drop your recommendations in the comments! Look at me dropping this request in the middle of a serious entry, haha).

Going back to my love for self-improvement books, I love adapting and applying new methods I find in them. I started reading them actively again during my darkest times last year, and it became a steady habit during this recovery phase. I try to apply methods that fit my exact situation and problems—especially since I’m a chronic procrastinator who loves doing things "later," haha. 🤡

Some of the productivity hacks I’ve stolen from my bookshelf are:

• The 6-Task Rule: Picking a maximum of 6 tasks a day (this is strictly for actual work, outside of basic daily routines).
• The 3-Task & 90-Minute Rule: Selecting 3 main priorities and working on each for a maximum of 90 minutes. No extensions, so my brain doesn't get completely drained.
• The 1-Minute Principle (Kaizen) & The 5-4-3-2-1 Countdown (Mel Robbins): This is my ultimate weapon whenever laziness and procrastination kick in. I do the countdown, force myself to just do the task for a mere 1 minute. Usually, once that first minute passes, my hands take over, I start drawing or working, and I completely forget all the silly excuses I made to delay it (like overthinking where to start, or worrying if my materials aren't ready yet).

Slowly but surely, all these methods are helping me build a healthier routine, even though I must admit the structure is far from neat or perfect right now. But that's completely fine—after all, this journey is all about learning how to "deal with it."

To reinvent how I deal with my routines, I recreated a schedule that actually makes sense for me and isn't overly dramatic. I tried lowering my expectations. For instance, I used to spend a whole hour just reading a book, only to stack it away once it was finished. It ended up becoming an extra chore because I’d tell myself to "write down the main takeaways later" (which never actually happened, haha). Now, I tweaked it a bit. While I read, I immediately jot down the key points directly into my journal. No more piling up future chores for my future self.

Then there's my to-do list. At first, I tried the 6-Task Rule, but I mistakenly filled it with massive, heavy tasks that required way too much time and energy, haha. They shouldn't all be heavy projects! Then I tried the second method, the 3-Task Rule, because I was still stubborn about finishing multiple heavy tasks a day. But then, a new problem popped up! (And no, this isn't a flaw in the methods, it's completely on me!). The thing is, I easily lose track of time when I'm in the zone! Plus, I didn't fully understand my own working rhythm and pacing yet. My expectations were unrealistic because I couldn't accurately measure how long a single task actually takes. A big project should be broken down into tiny, bite-sized tasks—mix of light and heavy. But what did I do? I could spend hours just choosing a single font and color theme, and don't get me started on the endless scrolling for references! Haha, I was so disconnected from my own reality.

Yep, I am also a perfectionist when it comes to projects. Let me tell you a tiny story about this. To handle this, a friend of mine told me to just do what is necessary. Don't over-engineer things, just follow the instructions, do enough, and worry about revisions later. Don't overthink everything; just deliver according to the brief first. For choosing fonts, I now try to stick to familiar and common ones (as long as it’s not a logo project, haha) because usually, I’ll end up using those exact same fonts anyway, so why waste time hunting for new ones? And for colors, that same friend challenged me to limit my palette. They said: the fewer choices you have, the more creative you will become. You can try it too, in case you share the same struggle!

Because of this difficulty in measuring my work hours, I looked for a solution. Coincidentally, I've been loving Google Sheets lately to create various trackers for my personal needs, like finances and stuff. I suddenly got the idea to build my own custom "Time Tracker." It was the perfect answer to my problem: to record exactly how much time I actually spend to finish a project (since I work in a few different fields like illustration, design, education, and baking). Tracking my project hours aims to keep my expectations realistic and free me from my own complaints, haha.

My main goal at first was purely personal—so that moving forward, I’d know my actual capacity and wouldn't get easily annoyed by my own thoughts like, "Why is this work taking forever?", or "This should've been done by now, how long have I even been doing this?", or "How is it night already? I'm still stuck on this one single task!" All because of my unrealistic expectations. But then I thought, maybe I could share this with others too. I’m definitely not the only one struggling with this, and there must be people out there facing the exact same challenge. So, who knows? Maybe I can help fellow artists or anyone else who often gets stressed out trying to manage their time just like I used to. Right now, while I’m trying to apply and get my VGen code, I intend to polish this tracker and sell it at an affordable price there.

I guess that’s all for my story on how I deal with my daily routines and tasks. Do you have any special methods to build your own routines and daily to-do lists? Please share them in the comments, I’d love to get some new insights!

Good day everyone, and let's keep finding our spark! 💖 — Haya